Archivierung mit SAP 4.7

[mick99]

Hallo,

ich habe folgendes Problem, ich möchte einige HR-Belege archivieren.
Einfach nur ins Filesystem ablegen. Leider bin ich aus der Online-Doku
nicht so recht schlau geworden. Hat jemand damit Erfahrungen gemacht.
Ich habe schon über die TA SARA alles mögliche probiert aber es wurde nie
etwas ins Filessytem geschrieben.

Vielen Dank !!!

[Marc Müller]

Post by mick99
Hallo,
ich habe folgendes Problem, ich möchte einige HR-Belege archivieren.
Einfach nur ins Filesystem ablegen. Leider bin ich aus der Online-Doku
nicht so recht schlau geworden. Hat jemand damit Erfahrungen gemacht.
Ich habe schon über die TA SARA alles mögliche probiert aber es wurde nie
etwas ins Filessytem geschrieben.

Hast Du das relevante Archivierungsobjekt in der SARA gefunden? Falls ja,
hast Du es gecustomized? Also: Pfade zur Archivierung einstellen,
Startzeitpunkt des Löschprogramms, Dateinamen etc (Transaktion AOBJ). Dann
Variante(n) für Schreibprogramm anlegen, Varianten für Löschprogramm
kontrollieren.
Jetzt kann es losgehen. Lies mal, was das Schreibprogramm als Spool
auswirft, da stehen dann auch evtl. Fehler drin. Auch checken ob die Belege
überhaupt archivierbar sind.

Evtl. vorher prüfen: Soll nochmals auf die Belege zugegriffen werden? Wäre
es evtl. sinnvoll eine Archivinfostruktur anzulegen/ zu aktivieren?

Viel Erfolg?

[mick99]

Hallo,

vielen Dank für die Antwort, leider klappt das bei mir nicht. Ich bin
wie folgt
vorgegangen:
1. sara --> Archivierungobjekt BC_SBOOK (als Test)
2. Customizing --> übergreifend (technische Einst.)
3. Customizing --> objetkspezifisch (technische Einst.) - logischen
dateinname
gewählt habe ich einen neuen angelegt der auf mein Filesystem
zeigt

dann in der sara auf schreiben, die variante eingestellt SAP&AA_TEST,
auf Archivverzeichnis gegangen zeigt auch mein eingestelltes
Filesystem an. Starttermin eingestellt sowie Spoolparameter.
Job gestart, 2 Jobs gelaufen, keine Fehler in den Protokollen. Aber
die Spool- datei sieht so aus :
Produktivmodus: Statistik der geschriebenen Datenobjekte

Zusammenfassung

Nummer des Archivierungslaufs 000046
Anzahl der geschriebenen Datenobjekte 0
Größe des Archivierungslaufs in MB 0,000
Anteil der Kopfdaten in % 0,0
Belegter Datenbankplatz in MB 0,000

was nun ?????

Vielen Dank für die Hilfe.

[Marc Müller]

Post by mick99
Zusammenfassung
Nummer des Archivierungslaufs 000046
Anzahl der geschriebenen Datenobjekte 0
Größe des Archivierungslaufs in MB 0,000
Anteil der Kopfdaten in % 0,0
Belegter Datenbankplatz in MB 0,000
was nun ?????

So schlecht sieht das doch gar nicht aus. Dein Problem ist mehr, daß keine
Objekte zur Archivierung selektiert werden konnten. Schau doch mal woran das
liegt: Residenzzeit der Objekte erreicht? Ist der Objektstatus für die
Archivierung relevant?
BC_SBOOK ist ja nun irgendein Demo-Objekt. Gibt es denn dort überhaupt was
archivierbares? Das solltest Du schon prüfen. Schnapp' Dir doch im
Testsystem ein paar Idocs (sofern Ihr mit IDocs arbeitet) und versuche Dich
daran mal. Oder ein anderes Objekt, welches Dir im Testsystem zur Verfügung
steht (Lieferungen, Kundenaufträge etc.)

[mick99]

Hallo,

danke für die Antwort, nun bin einen kleinen Schritt weiter. Das
BC_SBOOK
gibt schon Archivierungsdaten her, siehe Log:
Testmodus: Statistik der geschriebenen Datenobjekte

Schlüssel der Archivdatei 000000-001BC_SFLIGHT
Anzahl der geschriebenen Datenobjekte 4
Größe der Archivdatei in MB 0,004
Anteil der Kopfdaten in % 55,2
Belegter Datenbankplatz in MB 0,003
- Tabellen 0,002
- Indizes 0,001

Typ Sätze Beschreibung

SBOOK 7 Einzelflugbuchung
SFLIGHT 4 Flug
SPFLI 4 Flugplan



Zusammenfassung

Nummer des Archivierungslaufs 000000
Anzahl der geschriebenen Datenobjekte 4
Größe des Archivierungslaufs in MB 0,004
Anteil der Kopfdaten in % 55,2
Belegter Datenbankplatz in MB 0,003
- Tabellen 0,002
- Indizes 0,001

Typ Sätze Beschreibung

SBOOK 7 Einzelflugbuchung
SFLIGHT 4 Flug
SPFLI 4 Flugplan

Aber ich finde die Daten nicht in meinem definierten Filessystem.
Wenn ich in der sara den Objektnamen auswähle und dann auf schreiben
gehe
wird mir unter Archivverzeichnis auch mein Ausgwähltes angezeigt, nur
es enthält
keine Daten. Ich vermute vielleicht liegt es an der ausgewählten
Variante.
Ich nehme die vordefinierten Varianten: SAP&ALL_PROD , SAP&ALL_TEST,
SAP&LH_PROD, SAP&LH_TEST.

Was mich stutzig macht ist das über dem Spoolprotokoll immer Testmodus
steht, egal welche Variante ich benutze und
ich habe irgendwo gelesen dass beim Test keine Daten geschrieben
werden.
Meine Frage nun: Wie heißen eigentlich die Dateien, falls sie mal
geschrieben werden, im Filesystem und muß ich mir vielleicht eine
eigene Variante anlegen
und wie muß die dann aussehen?
Vielen Dank für die Hilfe.
Mick

[Marc Müller]

Post by mick99
Was mich stutzig macht ist das über dem Spoolprotokoll immer Testmodus
steht, egal welche Variante ich benutze und
ich habe irgendwo gelesen dass beim Test keine Daten geschrieben
werden.
Meine Frage nun: Wie heißen eigentlich die Dateien, falls sie mal
geschrieben werden, im Filesystem und muß ich mir vielleicht eine
eigene Variante anlegen
und wie muß die dann aussehen?
Vielen Dank für die Hilfe.
Mick

Hallo Mick,

Du mußt Dir ansehen, wie der Selektionsbildschirm des Schreibprogramms durch
die Variante aussieht. Wie macht man das? SARA und Objekt BC_... auswählen.
Dann "Schreiben" und dort, wenn man die Variante auswählen kann die
Suchhilfe (mit F4) öffnen. Nun siehst Du eine Liste aller Varianten des
Schreibprogramms und oben in der Titelleiste des Suchhilfefensters steht der
Name des Programms (den bekommst Du auch über Transaktion AOBJ).
Diesen Programmnamen in der SE38 eintragen und das Programm ausführen. Jetzt
die Variante des Programms wählen. Hier steht wahrscheinlich der Radiobutton
auf "Testmodus" statt Produktivmodus.

Ansonsten: Eigene Variante anlegen. Transaktion SARA, ->"Schreiben" und im
leeren Variantenfeld eine neue Variante anlegen (Button daneben?). Jetzt
siehst Du den Selektionsbildschirm des Schreibprogramms. Hier alles
konfigurieren auf Produktiv.

Wie sehen die Dateinamen aus? Das siehst Du in der Transaktion FILE. Dort
ist der Dateiname wahrscheinlich über Parameter beschrieben. Oft bildet er
sich dynamisch z.B. so <LAUF>_<OBJEKT>_<DATUM>.<SYSID> was dann ausgeprägt
zum Beispiel so aussehen könnte:
"132_BC_SBOOK_20040323.DEV".

Alles klar?

[mick99]

Hallo Marc,

vielen Dank für Deine Hilfe, so langsam verstehe ich die Materie. Im
Prinzip
ist es auch nicht so schwer, aber ich habe immer das Problem (bezieht
sich
auf das Demo-Szenario SB_FLIGHT) das die Standardvarianten nicht
funktionieren.
Komischerweise als ich über F4 den Programmname hatte und mit der se38
und dieser
Testvariante das Programm ausgeführt habe hat es funktioniert. Über
sara hat er
aber nichts ins Filessystem geschrieben. Jetzt habe ich mir eine
eigene Schreibvarianten angelegt und es funktioniert auch über sara.
Jetzt habe ich aber
trotzdem noch eine Frage, wenn ich über löschen das Archiv löschen
möchte wird
aber der Eintrag im Filesystem nicht gelöscht oder muß ich das
irgendwo angeben?
Dann sehe ich gerade dass unter Verwaltung der Lauf als
unvollständiger Archivierungslauf gekennzeichnet ist, ist das in
Ordnung weil ich kein Ablagesystem dahinter habe?

Vielen Dank,
Mick

[Marc Müller]

Post by mick99
Jetzt habe ich aber
trotzdem noch eine Frage, wenn ich über löschen das Archiv löschen
möchte wird
aber der Eintrag im Filesystem nicht gelöscht oder muß ich das
irgendwo angeben?
Dann sehe ich gerade dass unter Verwaltung der Lauf als
unvollständiger Archivierungslauf gekennzeichnet ist, ist das in
Ordnung weil ich kein Ablagesystem dahinter habe?

Ok, freut mich, daß Du voran kommst. Jetzt muß ich Dich aber nochmal
belehren :-)
Die Systematik der Archivierung ist bei SAP immer folgende:
1. Lesen aller archivierungsfähigen Belege aus der Datenbank und schreiben
in eine Datei. Diesen Schritt hast Du bereits gemeistert. Der Lauf ist nun
unvollständig.
2. Lesen aller geschriebenen Belege aus der Datei und nach Verifizierung auf
korrekten Rausschrieb löschen der entsprechenden Datensätze aus der
*Datenbank*. Der Lauf ist nun vollständig (wenn es keinen Fehler gab).
Dieser Schritt fehlt Dir evtl. noch. Wenn Du auf den Button "Löschen"
drückst, sollte Dir Dein alter Lauf zur Auswahl angezeigt werden
(Ankreuzfeld). Einfach mal ein wenig beim Löschen-Screen rumklicken, dann
siehst Du schon was ich meine (ist in einem Popup-Fenster).

Alternativ kannst Du in AOBJ (Customizing) einstellen, daß die Löschung
sofort nach Schreiben automatisch angestossen wird (Achtung: Gibt bei
manchen Releases Shortdumps wenn mehr als eine Archivdatei geschrieben
wird - Dazu müssen Hinweise eingebaut werden).

Wie werden nun die Archivdateien gelöscht? Dazu gibt es kein fertiges
Programm aus der Kiste. Meist will man die Dateien ja auch eine Weile
behalten.

Zum Abschluß noch ein paar Ratschläge:
- Keine Archivierung ohne Konzept: Residenzzeiten, Art des Zugriffs,
Residenz im Archiv etc.
- Jetzt, da Du Dich ein wenig auskennst: SAP-Hilfe dazu lesen, ist sehr gut
beschrieben! http://help.sap.com
- Viele Unternehmen würden mit dem Standard auskommen, kaufen aber trotzdem
teure Lösungen, weil sich keiner damit auskennt: Arbeite Dich weiter rein,
es gibt noch hübsche Dinge (z.B. Archivinfostrukturen).

[mick99]

Hallo Marc,

nochmals Danke für den Einsatz, nun wollte ich ernst machen und schon
entstehen die nächsten Probleme. Ich möchte im HR
Arbeitsbescheinigungen
archivieren. Also habe ich in der spro Personalabrechnung -->
Personalabrechnung
Deutschland --> Bescheinigungswesen --> Archivflag setzen , das Flag
bei HR_DE_BW_ARBEIT gestzt. Dann wollte ich in der PM20 eine
Arbeitsbescheinigung
erstellen und bekomme den Fehler >>Keine Archivinformationen für
Objekttyp CERTIFPAYD und Dokumentart HROBWFORM gefunden << . Meine
Frage, muß ich jetzt
das Grundcustomizing für Content-Repository machen oder brauche ich
das nicht
wenn ich nur ins Filesystem sichern will. Oder was muß ich noch
definieren ?

Mfg Mick